Die Qualitätssicherung ist ein immer wiederkehrender Kreislauf bzw. ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess. Dazu gehören vier Schritte (vgl. Reifenhäuser/Reifenhäuser 2013: 94):
- Qualitätsstandards für das Freiwilligenmanagement und die Freiwilligenkoordination definieren (Soll-Zustand)
- Qualitätsstandards in der Praxis umsetzen (Ist-Zustand)
- Qualität (Ergebnisse) messen und Einhaltung der Qualitätsstandards überprüfen (Soll-Ist Vergleich)
- Qualitätsstandards anpassen (Schritt 1) oder Umsetzung der Qualitätsstandards verbessern (Schritt 2)
Qualitätsstandards definieren und messen
Die verschiedenen Qualitätsstandards im Rahmen von Freiwilligenmanagement und Freiwilligenkoordination lassen sich unterschiedlich definieren. Grundsätzlich lassen sie sich aus Kennzahlen, Literatur, bsp. Grundlagendokumente (Leitlinien Freiwilligen- und Jugendarbeit, Konzept Freiwilligenarbeit usw.), diesem Toolkit, oder Studien ableiten. Ausserdem sollten die Qualitätsstandards überprüfbar bzw. messbar sein, dafür werden Messkriterien festgelegt. Hier einige Beispiele (vgl. Reifenhäuser, Hoffmann, Kegel 2009: 74):
- Qualitätsstandard: Die Freiwilligen sind dank dem attraktiven Weiterbildungsangebot gut für ihren Einsatz ausgebildet. Messkriterien: Anzahl besuchter Weiterbildungen steigt prozentual zur Anzahl Freiwilliger; die Umfrageergebnisse der Weiterbildungsevaluationen zeigen eine steigende Zufriedenheit der Freiwilligen; nach absolvierter Weiterbildung nimmt die Anzahl inhaltlicher/fachlicher Nachfragen bei der Freiwilligenkoordinatorin ab; usw.
- Qualitätsstandard: Das Aufnahmeverfahren für Freiwillige ist standardisiert und dauert max. 3 Wochen. Messkriterien: Bei allen Freiwilligen findet ein mind. 30 minütiges persönliches Erstgespräch statt indem nach dem Gesprächsleitfaden vorgegangen wird; Alle Freiwilligen absolvieren eine mind. 2h dauernde Schnupperzeit innerhalb von 2 Wochen nach dem Erstgespräch; Zwischen Erstkontakt und der Unterzeichnung der Einsatzvereinbarung bzw. dem Start der Freiwilligenarbeit vergehen max. 3 Wochen; Alle Freiwilligen unterzeichnen die Einsatzvereinbarung und den Verhaltenskodex; usw.
- Qualitätsstandard: Die Gruppe der Freiwilligen wird innerhalb eines Jahres diversifiziert. Messkriterien: Das Durchschnittsalter der Freiwilligen nimmt ab; Die Anzahl Freiwilliger mit Migrationshintergrund nimmt zu; Die Anzahl männlicher Freiwilliger nimmt zu; usw.
Um die Qualitätsstandards zu messen bzw. zu überprüfen kann bsp. ein Fragebogen entwickelt werden, der nach den Messkriterien fragt. Anhand dieses Fragebogens kann dann jedes Jahr verglichen werden, wie es mit der Qualität in der Freiwilligenarbeit aussieht.