Es empfiehlt sich für Organisationen, die mit Freiwilligen arbeiten, ihre Überlegungen zum Freiwilligenmanagement in einem Konzept festzuhalten. Sowohl Freiwilligenmanagement als auch Freiwilligenkoordination sollten Teil des Konzepts sein. Es können natürlich auch weitere Aspekte der Freiwilligenarbeit thematisiert werden. Ein Konzept dient unter anderem (vgl. Reifenhäuser/Reifenhäuser 2013: 25):

• der Gestaltung von sinnvollen, transparenten und nachhaltigen Rahmenbedingungen
• der Einführung einheitlicher Grundsätze, Prozesse und Standards
• der Konkretisierung von Zielen und Strategien in der Freiwilligenarbeit
• einem geteilten Verständnis von Freiwilligenarbeit in einer Organisation
• der Kontinuität bei Personenwechseln
• der Rollenklärung der Freiwilligen bzw. zwischen Mitarbeitenden und Freiwilligen
• der Sicherung bzw. Steigerung der Qualität der Freiwilligenarbeit
• als interner und externer Qualitätsnachweis für professionelles Freiwilligenmanagement und professionelle Freiwilligenkoordination

Das Konzept sollte die Strukturen und Ressourcen der jeweiligen Organisation berücksichtigen und individuell umgesetzt werden (vgl. Reifenhäuser/Reifenhäuser 2013: 25). 

Es gibt Organisationen, die ohne ein grundlegendes Konzept, dafür mit anderen Hilfsmitteln, Freiwilligenmanagement oder Freiwilligenkoordination professionell umsetzen. Doch auch in diesem Fall lohnt es sich ein umfassendes Konzept zu erarbeiten, das in einem Dokument alles Wesentliche rund um Freiwilligenarbeit vereint. 

Grundsätzlich sollten in einem Konzept Freiwilligenmanagement sowohl das Freiwilligenmanagement als auch die Freiwilligenkoordination thematisiert werden. Das Konzept kann beispielsweise anhand des Zyklus Freiwilligenmanagement oder ähnlichen Modellen strukturiert werden. Darin sollten alle relevanten Begrifflichkeiten geklärt, definiert und abgegrenzt werden (vgl. Reifenhäuser/Reifenhäuser 2013: 62). Ebenfalls Teil des Konzeptes Freiwilligenmanagement sollte ein Plan sein, wie das Freiwilligenmanagement und die Freiwilligenkoordination in die Praxis umgesetzt und gegebenenfalls weiterentwickelt werden.

Bevor das Konzept Freiwilligenmanagement umgesetzt werden kann, sollte es durch den Vereinsvorstand genehmigt werden. 
Wie die Umsetzungsplanung konkret aussieht, hängt vom Konzept ab. Um sich einen Überblick zu verschaffen was alles umgesetzt werden muss, kann ein Ist-Soll-Vergleich angestellt werden. Das Konzept stellt dabei die Soll-Situation dar. Eine Ist-Analyse bzw. Standortbestimmung des derzeitigen Freiwilligenmanagements bzw. der Freiwilligenkoordination dient als Ausganglage um die weiteren Umsetzungsmassnahmen terminlich und inhaltlich zu planen und etappenweise durchzuführen.