Im Freiwilligenmanagement und der Freiwilligenkoordination lassen sich die Aufgaben in drei grosse Bereiche unterteilen (vgl. Reifenhäuser/Reifenhäuser 2013: 35):
- Strategie und Organisationsentwicklung (Freiwilligenmanagement), Aufgaben: konzipieren, beraten, entwickeln, steuern, implementieren, leiten, evaluieren
- Überfachliche Begleitung und Koordination (Freiwilligenkoordination), Aufgaben: Freiwillige gewinnen, ansprechen, auswählen, begleiten, anerkennen, verabschieden
- Fachliche Zusammenarbeit und Anleitung (Freiwilligenkoordination), Aufgaben: Freiwillige einarbeiten, anleiten, führen, anerkennen, fachlich betreuen
Die drei Aufgabenbereiche dienen als Modell, werden in der Praxis von einer oder mehreren Personen übernommen und können auf unterschiedlichen Organisationsebenen angesiedelt sein.
In einigen Rotkreuz-Mitgliedorganisationen übernehmen beispielsweise bezahlte Freiwilligenkoordinatoren und Freiwilligenkoordinatorinnen alle drei Aufgabenbereiche; in anderen übernehmen zum Beispiel Ehrenamtliche (Vorstand) oder die Geschäftsführung Aufgaben des 1. Bereichs und die Dienstleistungsverantwortlichen Aufgaben des 2. und 3. Bereichs.
Personen, die Aufgaben des 1. Bereichs übernehmen, haben nicht zwingend persönlichen Kontakt mit den Freiwilligen, im Gegensatz zu denen, die Aufgaben des 2. und 3. Bereichs ausführen. Letztere (3. Bereich) arbeiten direkt mit den Freiwilligen zusammen und leiten diese an, dies wird in den Rotkreuz-Mitgliedorganisationen teilweise von Freiwilligen übernommen (vgl. Reifenhäuser/Reifenhäuser 2013: 36).