Beginn des Engagements
Personen, die Interesse an einem freiwilligen Engagement bekunden, sollten ein standardisiertes Aufnahmeverfahren durchlaufen, damit sich alle Beteiligten (bezahlte Mitarbeitende, andere Freiwillige oder Ehrenamtliche) kennenlernen und herausfinden können, ob und wie sie zueinander passen. Es empfiehlt sich, interessierte Personen möglich rasch einzuladen und den Prozess des Aufnahmeverfahrens zeitlich zu beschränken. Am besten setzen Sie sich selbst eine maximale Zeitspanne vom Erstkontakt bis zur allfälligen Einsatzbereitschaft (bsp. 2 Wochen).
Es macht Sinn, Interessierte zu einem Erstgespräch einzuladen. Dieses ist die Basis für eine erfolgreiche Zusammenarbeit. Nur wenn gegenseitig Erwartungen und Motivationen klar formuliert und abgesprochen sind, erfolgen gute und für beide Seiten befriedigende Freiwilligeneinsätze. Inhalte eines Erstgesprächs sind (vgl. Reifenhäuser/Reifenhäuser 2013: 115):
Es ist wichtig, dass das Gespräch auf Augenhöhe stattfindet und die interessierten Personen nicht das Gefühl haben ein Bewerbungsgespräch zu absolvieren oder gar verhört zu werden. Dafür ist es nötig das Erstgespräch vorzubereiten und es nicht zwischen «Tür und Angel» oder nur am Telefon zu führen. Am besten wird das Gespräch anhand eines standardisierten Leitfadens geführt.
Sollten Sie oder die interessierte Person feststellen, dass es bei Ihnen keinen geeigneten Einsatz gibt (bsp. weil die Person sich für andere Themen interessiert), die Interessenten nicht zu den Werten und Zielen Ihrer Organisation passen oder die Interessenten psychische oder physische Probleme mitbringen, die ein Engagement zur Zeit verunmöglichen; ist es wichtig auch «nein» zu sagen. Damit ersparen Sie allen Beteiligten Zeit und Ärger. Womöglich können Sie die Person an eine andere Freiwilligenorganisation weiter verweisen.
Falls Sie eine Gruppe von Personen haben, die sich für dasselbe Angebot interessiert, kann es sinnvoll sein anstatt eines Erstgesprächs eine Informationsveranstaltung durchzuführen. Danach können mit den Personen, die weiteres Interesse zeigen, persönliche Erstgespräche durchgeführt werden. Ein solches Verfahren ist je nach Anzahl der Interessierten zeitsparender, denn für ein Erstgespräch muss ca. eine Stunde eingeplant werden (vgl. Reifenhäuser/Reifenhäuser 2013: 116).
Ab 2015 gilt die Regelung, dass bei Tätigkeiten mit Kindern oder schutzbedürftigen Personen ein Sonderprivatauszug aus dem Strafregister verlangt werden kann. Im Sonderprivatauszug sind Tätigkeitsverbote (auch ausserberufliche) sowie Kontakt- und Rayonverbote ersichtlich. Ziel der Regelung ist es Kinder und Schutzbedürftige besser vor sexuellen Übergriffen zu schützen. Problematisch daran ist, dass nicht alle Personen, die zu Übergriffen neigen, bereits einen Eintrag im Strafregister bzw. Sonderprivatauszug haben. Ausserdem stellt sich die Frage in welchen Zeitabständen der Sonderprivatauszug verlangt wird bei mehrjährigen Engagements. Die Geschäftsstelle SRK empfiehlt deshalb mit allen Freiwilligen den Verhaltenskodex zu besprechen und zu unterzeichnen, in die Prävention von sexuellen Übergriffen zu investieren sowie im Krisenmanagement den Fall von Missbrauch zu thematisieren.
Trotzdem kann es in einigen Einsatzbereichen sinnvoll sein, einen Strafregisterauszug zu verlangen. Denkbar ist dies bsp. im Fahrdienst aufgrund von Verkehrsdelikten.
Je nach geplantem Einsatz oder Ergebnis des Erstgesprächs kann eine Schnupperzeit Sinn machen. Sie vermittelt den Interessierten einen konkreten Einblick, bevor sie sich definitiv entscheiden müssen. Gleichzeitig können Sie sich ein besseres Bild der Person machen. Die Schnupperzeit ist auf eine bestimmte Zeit begrenzt und braucht im Anschluss ein kurzes Auswertungsgespräch. Für sehr anspruchsvolle Tätigkeiten empfiehlt es sich für alle Freiwilligen eine Schnupperzeit festzulegen, die sie durchlaufen müssen (vgl. Reifenhäuser/Reifenhäuser 2013: 116).
Wenn es nach dem Erstgespräch und/oder der Schnupperzeit zu einer Zusammenarbeit kommt, bewährt es sich, gemeinsam mit den Freiwilligen eine schriftliche Einsatzvereinbarung sowie einen Verhaltenskodex zu unterzeichnen.
Die Einsatzvereinbarung gibt einen Überblick über die Aufgaben, Verantwortlichkeiten, Rechte und Pflichten aller Beteiligten und unterstützt die gegenseitige Verbindlichkeit. Denn, wer sich freiwillig engagiert, geht Verpflichtungen ein. Gleichzeitig können in der Einsatzvereinbarung auch die Grenzen eines Engagements festgelegt werden. Dies schützt sowohl den Freiwilligen als auch die Organisation.
Eine Einsatzvereinbarung ist jedoch kein rechtlich verbindlicher Arbeitsvertrag. Es ist trotzdem für alle Betroffenen von Vorteil, wenn Rechte und Pflichten klar geregelt und wenn immer möglich in schriftlicher Form festgehalten werden. Beide Parteien unterschreiben die Einsatzvereinbarung. Wenn Sie mit minderjährigen Freiwilligen arbeiten, sollten auch deren Erziehungsberechtigte die Einsatzvereinbarung unterzeichnen. Eine Einsatzvereinbarung kann in Absprache im Verlauf des Engagements auch angepasst werden (vgl. Reifenhäuser/Reifenhäuser 2013: 123).
Der Verhaltenskodex gibt einen Überblick zu allgemeinen und spezifischen Verhaltensgrundsätzen, die von Freiwilligen eingehalten werden sollen und behandelt Themen wie Verbindlichkeit und Sorgfalt, Vertraulichkeit (Datenschutz), persönliche Integrität oder Alkohol und Drogen.
Der Verhaltenskodex wurde unter anderem in Zusammenarbeit mit dem Rechtsdienst SRK erarbeitet und vom Rotkreuzrat am 30.01.2014 genehmigt. Er soll gemäss Empfehlung des Rotkreuzrates in allen Rotkreuz-Organisationen eingesetzt werden.
Der Verhaltenskodex wird am besten im Rahmen eines persönlichen Gesprächs mit dem oder der Freiwilligen erläutert und unterzeichnet. Dadurch kennen Freiwillige die Verhaltensrichtlinien, was die Prävention von Fehlverhalten fördert. Je nach Einsatzbereich der Freiwilligen kann es zusätzlich sinnvoll sein, einen Strafregisterauszug bzw. Sonderprivatauszug zu verlangen.