Abschluss des Engagements

Verabschiedung

Natürlich wünschen sich Organisationen ihre Freiwilligen möglichst lange zu behalten. Doch die Beendigung eines Engagements und der gegenseitige Abschied gehört zum normalen Verlauf der Freiwilligenarbeit. Deshalb sollte man diese Zeit angemessen und wertschätzend gestalten.

Ursachen für die Beendigung des Engagements

Grundsätzlich lassen sich drei Fälle unterscheiden, wenn es um die Beendigung des Engagements geht (vgl. Reifenhäuser/Reifenhäuser 2013: 177):

  • Die Aufgabe bzw. das Projekt ist beendet oder das Ende eines zeitlich befristeten Engagements ist erreicht.
  • Der Freiwillige oder die Freiwillige möchte das Engagement beenden.
  • Die Organisation möchte die Zusammenarbeit beenden.

Neuere Entwicklungen in der Freiwilligenarbeit, die veränderte Motivlage der Freiwilligen sowie die grössere berufliche Mobilität machen es immer unwahrscheinlicher, dass sich Freiwillige für einen langen und unbefristeten Zeitraum engagieren (vgl. DRK 2013: 88). 

Ursachen ergründen

Falls der oder die Freiwillige das Engagement beenden will, sollte im Gespräch geklärt werden, was die Gründe dafür sind. Dies sollte stattfinden, bevor der Abschied geplant und umgesetzt wird. Vielleicht gibt es ja doch noch eine passende Lösung, damit das Engagement trotzdem fortgeführt werden kann. Vielleicht hat der oder die Freiwillige weniger Zeit zur Verfügung, dann kann ein anderer, weniger zeitintensiver Einsatz vorgeschlagen werden. Oder der oder die Freiwillige zieht um, dann kann Kontakt mit einer anderen SRK-Mitgliedorganisation am neuen Wohnort hergestellt und ein neuer Einsatz vermittelt werden. 

Vielleicht gibt es aber auch «heiklere» Gründe für den Wunsch das Engagement zu beenden. Waren die Vorstellungen des Einsatzes unterschiedlich? Gibt es ein unausgesprochenes Problem? Klären Sie in diesem Fall im persönlichen Gespräch das weitere Vorgehen ab und suchen sie nach alternativen Einsatzmöglichkeiten oder Lösungen für die bestehenden Probleme.
 

Abschied gestalten

Freiwilligeneinsätze können jederzeit nach gegenseitiger Absprache von allen Beteiligten beendet werden. So professionell Sie die Freiwillige in Ihrer Organisation aufnehmen, so professionell sollten Sie diese bei ihrem Weggang verabschieden. Es zählt nicht nur der erste Eindruck, sondern auch der letzte. Ausserdem bedeutet die Beendigung eines Engagements nicht, dass die Person nie wieder freiwillig für das SRK tätig sein will oder aufhört als Botschafter des SRK zu wirken und Freunden und Bekannten davon erzählt. 

Bei jedem und jeder Freiwilligen, unabhängig von der Ursache für den Abschied, sollte Folgendes während der Beendigung des Engagements berücksichtigt werden (vgl. Reifenhäuser/Reifenhäuser 2013: 177):

  • Anerkennung, dass die Zeit des Abschieds gekommen ist
  • Rückblick auf die freiwillige Tätigkeit
  • Evaluation
  • Dank
  • Ausblick auf das, was kommt

Abschiedsrituale

Wie genau der Abschied gestaltet wird, ist abhängig von den Wünschen der Freiwilligen, der Situation und der Organisationskultur. Es ist wichtig, dass die Freiwilligen mit positiven Erinnerungen auf ihr Engagement zurückblicken. Es gibt viele Rituale, die das Abschied nehmen erleichtern, bsp. ein gemeinsames Essen, ein Erinnerungsfoto, eine Dankesrede, ein kleines Geschenk, Fotowand mit Ehemaligen, Nachweis ausstellen, ein Abschiedsfest, eine Dankeskarte usw. (vgl. Reifenhäuser/Reifenhäuser 2013: 177). Solche Abschiedsrituale sollten bei allen Freiwilligen in ähnlicher Form ablaufen. So wird sichergestellt, dass alle die gleiche Wertschätzung erhalten und bereits während der Tätigkeit wissen, was passiert wenn sie selbst einmal das SRK verlassen. 

Abschied frühzeitig thematisieren

Freiwillige sollten wissen, dass es auch von Seiten der Organisation in Ordnung ist, das freiwillige Engagement irgendwann zu beenden. Um eine höhere Verbindlichkeit zu erreichen, kann es hilfreich sein, das Ende eines Engagement bereits frühzeitig miteinzuplanen. Dies kann sich bereits im Tätigkeitsprofil niederschlagen, indem mögliche Ausstiegsdaten benannt werden. Auch im Erstgespräch sollte bereits thematisiert werden, wann und auf welche Weise es möglich ist, den Einsatz zu beenden. Dies ist relevant, da besonders im Sozialen auch die Begünstigten vom Ausstieg der Freiwilligen betroffen sein können. Häufig entstehen persönliche Beziehungen, die von der Beendigung des Engagements beeinflusst werden (vgl. DRK 2013: 92).
 

Das Abschiedsgespräch

Mit jedem und jeder Freiwilligen ist es sinnvoll ein persönliches Abschiedsgespräch einzuplanen. Dies bietet Raum um Erfahrungen zu teilen und gegenseitig Feedback zu geben. Ausserdem ist es eine gute und gleichzeitig die letzte Gelegenheit von den Erfahrungen der Freiwilligen zu lernen. Das Wissen der Freiwilligen sollte nicht verloren gehen. 

Ablauf des Gesprächs

Grundsätzlich kann der Ablauf des Abschiedsgesprächs stets nach demselben Schema gestaltet werden (vgl. DRK 2013: 93):

  1. Abschied bewusst ansprechen
  2. Anerkennung der Leistungen, Zusammenfassung des freiwilligen Engagements
  3. Gemeinsamer Rückblick / Feedback / Evaluation
  4. Dank Aussprechen
  5. Aushändigen des DOSSIER FREIWILLIG ENGAGIERT
  6. Verabschiedung

Um dem Gespräch eine individuelle Note zu verleihen, können Sie sich mit folgendem Fragekatalog vorbereiten (vgl. DRK 2013: 93):

  • Wer ist der oder die Freiwillige? Was hat er oder sie für Aufgaben übernommen und wie ist er oder sie in die Organisation gekommen?
  • Was hat er oder sie bei uns geleistet?
  • Welche besonderen Momente, Anekdoten, Veranstaltungen, Aussagen verbinde ich mit dem oder der Freiwilligen?
  • Was zeichnet ihn oder sie und sein oder ihre Arbeit besonders aus? Was würden andere Freiwillige oder bezahlte Mitarbeitende über ihn oder sie sagen?
  • Was wünsche ich dem oder der Freiwilligen, was möchte ich ihm oder ihr mitgeben?

Mehr zum Thema Feedback und Evaluation.

Freiwillige ausschliessen

Es kann vorkommen, dass sich Freiwillige während ihres Engagements als unpassend für die Aufgaben herausstellen. Vielleicht sind sie überfordert, mit dem was verlangt wird, sie können die gewünschten Verbindlichkeiten oder Zeitabsprachen nicht einhalten oder ihr Verhalten ist für die Aufgabe nicht angemessen. Denkbar ist natürlich auch, dass sich Freiwillige verändern. Vielleicht bauen sie gesundheitlich ab oder ändern ihre Gewohnheiten und Interessen.
In solchen Fällen ist es wichtig, sich gegen Freiwillige zu entscheiden bzw. diese auszuschliessen. Dies ist man auch den Begünstigten sowie anderen Freiwilligen oder bezahlten Mitarbeitenden schuldig. Vorher sollte jedoch versucht werden, die Situation in einem Gespräch zu klären.

Konfliktgespräch

Bahnt sich eine solche Situation an, sollte möglichst frühzeitig ein Gespräch gesucht werden. Äussern Sie ihre Kritik sachlich und konstruktiv – es empfiehlt sich, in «Ich-Botschaften» zu kommunizieren und sich nur auf beobachtbares Verhalten zu beziehen. Machen Sie aber Ihren Standpunkt deutlich und vereinbaren Sie wenn möglich schriftlich das weitere Vorgehen. Dafür sollten Sie im Gespräch auch konkrete Veränderungsoptionen vorschlagen. Im Hinblick auf Probleme ist es besonders nützlich, über eine Einsatzvereinbarung und über einen Verhaltenskodex zu verfügen. 
Erwähnen Sie eine Trennung als letzte Möglichkeit, wenn dies die Situation erfordert (wenn Beispielsweise durch das Verhalten des Freiwilligen das Wohl der Klienten bedroht ist). Sollte eine Trennung unausweichlich sein, ist viel Fingerspitzengefühl gefordert, wahren Sie Respekt vor dem oder der Freiwilligen und verabschieden Sie ihn oder sie trotz allem angemessen. 

Mehr zum Thema Konfliktgespräch.

Gesprächsleitfaden für schwierige Abschiede

Falls es zum Ausschluss eines oder einer Freiwilligen kommt, sollte trotzdem ein letztes Abschiedsgespräch stattfinden, um für beide Seiten einen guten Abschluss zu finden. Folgender Leitfaden kann dabei helfen (vgl. DRK 2013: 91):

  1. Suchen Sie proaktiv den Kontakt mit dem oder der Freiwilligen. 
  2. Danken Sie ihm oder ihr für sein oder ihr Engagement und betonen Sie auch die Dinge, die gut gelaufen sind.
  3. Legen Sie Ihre Gründe für den Abschied offen.
  4. Machen Sie deutlich, dass es hier um mangelnde «Passung» zwischen Freiwilligen und Ihrer Organisation bzw. Ihrem Verband geht und nicht um persönlich gemeinte Kritik.
  5. Geben Sie ihm oder ihr Gelegenheit, sich zu den Punkten zu äussern.
  6. Vermeiden Sie Anklagen und Schuldvorwürfe, sondern äussern Sie sich nur konstruktiv. 
  7. Verabschieden Sie den Freiwilligen oder die Freiwillige angemessen und händigen Sie ihm oder ihr ein DOSSIER FREIWILLIG ENGAGIERT aus. 

Transparenz schaffen

Wenn es zu einem schwierigen Abschied gekommen ist, sollte darauf geachtet werden, dass Transparenz gegenüber anderen Freiwilligen und bezahlten Mitarbeitenden hergestellt ist. Setzen Sie alle über den Ausschluss in Kenntnis, aber achten Sie darauf, dass vertrauliche Informationen vertraulich bleiben: So viel Offenheit wie möglich – so viel Vertraulichkeit wie nötig (vgl. DRK 2013: 91). 
 

Nachweis der Freiwilligenarbeit

Alle Freiwilligen, die Ihre Organisation verlassen, sollten ein DOSSIER FREIWILLIG ENGAGIERT erhalten. Mit diesem Dossier wird die Arbeit von Freiwilligen anerkannt und nach aussen dokumentiert. Gleichzeitig ist das DOSSIER FREIWILLIG ENGAGIERT eine Form der Anerkennung. Die Kompetenzen der Freiwilligen werden so sicht- und nutzbar gemacht. Falls Sie Ihren Freiwilligen ein Dossier ausstellen möchten, müssen Sie die Freiwilligen über die geleisteten Stunden und Tätigkeiten Buch führen lassen. Achten Sie darauf, dass die Daten so einfach wie möglich erfasst werden können und in die tägliche Arbeitsroutine integriert ist. 

Ehemalige Freiwillige einbinden

Ehemalige Freiwillige haben grosses Potential für eine Organisation. Womöglich entscheiden sie sich später erneut für ein Engagement und sie sind wichtige Botschafter des SRK. Deshalb sollte der Kontakt zu Ehemaligen unbedingt gewahrt werden. Es gibt viele Möglichkeiten Ehemalige Freiwillige einzubinden. Hier einige Ideen (vgl. Reifenhäuser/Reifenhäuser 2013: 182):

  • Kontaktpflege: Einladungen zu Festen, Veranstaltungen, Fachtagungen, Newsletter und Jahresbericht auch an Ehemalige senden, Ehemaligen-Club gründen und gemeinsam Ausflüge unternehmen, usw.
  • Vergünstigungen: Bildungsveranstaltungen für Ehemalige vergünstigen, Zeitschriften vergünstigt zustellen, usw.
  • Erfahrungsberichte: Ehemalige an Informationsveranstaltungen für interessierte neue Freiwillige einladen um über Erfahrungen zu sprechen, Kommentare zur Freiwilligenarbeit bei Ehemaligen sammeln und veröffentlichen, usw. 
  • Befristete Einsätze: Aufgabenprofile für Ehemalige entwickeln, Mitgestaltung der Ehemaligen bei bestimmten Projekten, usw.