Umsetzung

Rahmenbedingungen

Freiwillige suchen eine inhaltlich interessante Aufgabe, die ihren Wünschen und Motiven entspricht. Stimmen aber die Rahmenbedingungen nicht, kann ein Freiwilligeneinsatz unattraktiv oder gar hindernisreich sein. Deshalb sollte man sich schon früh Gedanken darüber machen, was die Freiwilligen, neben inhaltlich interessanten Einsatzmöglichkeiten, brauchen.

Rahmenbedingungen des Freiwilligeneinsatzes

Alle Regelungen, Verfahren, Vorlagen und Formulare, die für die Freiwilligenarbeit benötigt werden, sollten verabschiedet und bereitgestellt werden, bevor die ersten Freiwilligen eingesetzt werden (vgl. Reifenhäuser/Reifenhäuser 2013: 63). Manche dieser Rahmenbedingungen kommen allen Freiwilligen zugute und können unabhängig von den Tätigkeitsfeldern der einzelnen Freiwilligen geschaffen werden, andere Rahmenbedingungen unterscheiden sich je nach Tätigkeit der Freiwilligen. Unter anderem sind folgende Punkte zu klären (vgl. Reifenhäuser/Reifenhäuser 2013: 43):

  • An welchem Ort findet die Freiwilligenarbeit statt und welche Hilfsmittel werden von den Freiwilligen benötigt (Infrastruktur)? 
  • Welche Versicherungen soll die Organisation abschliessen (Kollektivversicherungen)?
  • Wie werden Spesen der Freiwilligen zurückerstattet (Spesenreglement)?
  • Wie und zu welchen Konditionen können sich Freiwillige weiterbilden (Weiterbildungsangebot)?
  • Wie und wann werden die Freiwilligen anerkannt (Anerkennungskultur)?
  • Auf welchen Ebenen können die Freiwilligen wie mitbestimmen und -entscheiden (Partizipation)?
  • Durch welche Kanäle wird mit den Freiwilligen kommuniziert (Interne Kommunikation)?
  • Wie wird mit Ideen oder Beschwerden von Seiten der Freiwilligen umgegangen («Ideenbox» und Beschwerdeverfahren)?
  • Welche Qualitätsstandards sollen eingehalten werden (Qualitätssicherung)?

Erkenntnisse aus der Forschung

Studien zeigen, dass eine Organisation mit der Gestaltung von Einsatzmöglichkeiten für Freiwillige (Aufgabengestaltung) und organisationalen Rahmenbedingungen relevante Steuerungsmöglichkeiten haben, um ein längerfristiges Engagement der Freiwilligen zu fördern. 
Freiwillige streben in der ersten Phase ihres Engagements die Erfüllung ihrer Motive an, die aufkommende Verbundenheit mit der Organisation führt zur Aufrechterhaltung des freiwilligen Engagements. Diese Verbundenheit führt dazu, dass der oder die Freiwillige ihre Tätigkeit mit der Zeit als einen Teil von sich selbst betrachtet. Je mehr Verbundenheit mit der Organisation und der Tätigkeit besteht, umso wahrscheinlicher ist es, dass der oder die Freiwillige sich längerfristig engagiert (vgl. Van Schie/Güntert/Wehner 2015: 133). 

Anerkennung

Diese Verbundenheit kann durch attraktive Rahmenbedingungen unterstützt werden. So zum Beispiel durch die Anerkennung der Freiwilligen. Anerkennung von Seiten der Begünstigten, der bezahlten Mitarbeitenden, anderer Freiwilliger oder von Freunden, Familie und Bekannten, wirkt sich positiv auf die Fortsetzungsintention von Freiwilligen aus. Allerdings sind Anerkennungsbedürfnisse sehr individuell, so gibt es Freiwillige, die formelle Dankes-Anlässe mehr als Stress, denn als Freude empfinden (vgl. Van Schie/Güntert/Wehner 2015: 135, 136).

Informationsfluss

Positiv auf die Verbundenheit wirkt sich auch ein guter Informationsfluss aus. Freiwillige sollten stets Zugang zu wichtigen Informationen erhalten. Indem die Organisation regelmässig über anstehende Aufgaben, Prozesse und Strukturen informiert, können diese gleichzeitig begründet werden. Die Freiwilligen sind an allen relevanten Informationen interessiert, die ihre Tätigkeit betreffen. Der Informationsfluss ist ein wichtiger Anknüpfungspunkt zwischen Freiwilligen und der Organisation und unterstützt das nachhaltige Engagement der Freiwilligen (vgl. Van Schie/Güntert/Wehner 2015: 135, 136). 

Wertekongruenz

Die Wertekongruenz beschreibt das Ausmass der Übereinstimmung zwischen den persönlichen Werten der Freiwilligen und den Werten der Organisation. Die Möglichkeit persönliche Werte zum Ausdruck zu bringen, ist eine der bedeutendsten Beweggründe von Freiwilligen für ein Engagement. Deshalb kommt der Wertekongruenz in der Freiwilligenarbeit eine wichtige Rolle zu. Studien zeigen, dass eine «Werteunverträglichkeit» mit der Organisation ein nachhaltiges Engagement in Frage stellt (vgl. Van Schie/Güntert/Wehner 2015: 135, 136).
 

Infrastruktur

Die Freiwilligen sollten freien Zugang zu notwendiger Infrastruktur haben – wie Räumlichkeiten und Arbeitsmaterial – die sie für ihr Engagement benötigen. Am besten zeigt man den Freiwilligen während der Einführung in ihre Tätigkeit, was sie alles benutzen dürfen und klärt sie über Regeln der Verwendung auf. 
Müssen Freiwillige einen Teil der Infrastruktur privat zur Verfügung stellen, bsp. ein eigenes Auto im Fahrdienst, sollte dies bereits bei der Gewinnung Freiwilliger (bsp. im Tätigkeitsprofil) kommuniziert werden. 
 

Kollektivversicherungen

Um Ihre eigene Organisation und die Freiwilligen im Schadensfall vor unabsehbaren Kosten zu schützen, ist es wichtig die Freiwilligen zu versichern. Diese Versicherung(en) sind eine Ergänzung zu den privat abgeschlossenen Versicherungen der Freiwilligen (Bsp. Privathaftpflicht, Motorfahrzeughaftpflicht-Versicherung, Krankenversicherung). Mehr dazu unter Versicherungen und Spesen.

Spesenreglement

Im Rahmen ihrer freiwilligen Tätigkeit übernehmen Freiwillige teilweise anfallende Kosten. Für diese effektiven Auslagen, wie die Benutzung des öffentlichen Verkehrs, Essen, Porti, Fotokopien, Telefonanrufe usw. sollten Spesenentschädigungen ausbezahlt werden.  
Zur Regelung der Spesenentschädigungen sollte ein Spesenreglement erstellt und den Freiwilligen kommuniziert werden. Mehr dazu unter Versicherungen und Spesen.
 

Anerkennungskultur

Studien zeigen, dass sich die Anerkennung von Freiwilligen und deren Tätigkeit, von Seiten der Begünstigten, der bezahlten Mitarbeitenden, anderer Freiwilliger oder von Freunden, Familie und Bekannten, positiv auf die Fortsetzungsintention von Freiwilligen auswirkt. Allerdings haben Freiwillige sehr unterschiedliche Bedürfnisse in Bezug auf Anerkennung, nicht alle mögen es bsp. im Rampenlicht zu stehen. Deshalb sollte die Anerkennungskultur einer Organisation flexibel gestaltet werden und Raum für Individualität lassen (vgl. Van Schie/Güntert/Wehner 2015: 135, 136). Mehr dazu unter Anerkennung

Weiterbildungsangebot

Freiwillige brauchen für ihre Tätigkeit neben der persönlichen Eignung auch fachliches Wissen, um ihre Aufgabe gut ausführen zu können. Die meisten Freiwilligen schätzen die Möglichkeit Neues kennen zu lernen und ihr Wissen über ihren Arbeitsbereich zu erweitern. Deshalb lohnt es sich fachliche Weiterbildungen anzubieten und das Lernen systematisch zu unterstützen und zu fördern. Mehr dazu unter Weiterbildung

Partizipation

Freiwillige möchten bei der Ausgestaltung ihrer Aufgabe mitreden. Sie wollen Verantwortung übernehmen und verstehen es als Anerkennung für ihren Einsatz, wenn ihre Ideen aufgegriffen und bestenfalls sogar umgesetzt werden. Es muss also Raum für Partizipation geben. Eine Möglichkeit dazu ist die Mitgliedschaft. Nicht in allen Rotkreuz-Mitgliedorganisationen sind Freiwillige auch Mitglieder. Mehr dazu unter Partizipation.

Interne Kommunikation

Die Kommunikation mit und unter den Freiwilligen spielt eine zentrale Rolle. Studien belegen, dass sich ein guter Informationsfluss zwischen Organisation und den Freiwilligen positiv auf die Verbundenheit der Freiwilligen mit der Organisation auswirkt und zu einem nachhaltigen Engagement der Freiwilligen beiträgt (vgl. Van Schie/Güntert/Wehner 2015: 135, 136). Mehr dazu unter Kommunikation.

„Ideenbox“ und Beschwerdeverfahren

Es ist wichtig die Meinungen der Freiwilligen ernst zu nehmen. Mit der Aussensicht, die sie mitbringen, kann der eigenen Betriebsblindheit entgegen gewirkt werden. 
Freiwillige haben oft kreative Ideen bezüglich der Ausgestaltung ihres Einsatzes oder den Rahmenbedingungen der Freiwilligenarbeit. Die Freiwilligen schätzen es sehr, wenn ihre Ideen angehört und ernst genommen werden. Dafür kann bsp. eine «Ideenbox» eingerichtet werden, in die Freiwillige Notizzettel mit ihren Ideen einwerfen können. Diese können dann auf ihre Umsetzbarkeit geprüft werden. 
Auf der anderen Seite kann es auch Kritik von Seiten der Freiwilligen geben, wenn diese unzufrieden sind. Diese Beschwerden sollten ebenfalls ernst genommen werden, denn sie liefern wichtige Informationen und geben die Chance Probleme zu erkennen und zeitnah darauf zu reagieren. Oft äussern Freiwillige ihre Kritik erst, wenn sich die Lage bereits zugespitzt hat. Denkbar sind Beschwerden über Kollegen und Kolleginnen, bezahlte Mitarbeitende, die Organisation, Rahmenbedingungen oder Begünstigte (vgl. Reifenhäuser/Reifenhäuser 2013: 52). Es ist nützlich sich als Organisation zu überlegen, wie Freiwillige motiviert werden können ihr Unzufriedenheit frühzeitig zu äussern. So kann zum Beispiel ein systematisches Beschwerdeverfahren eingeführt werden, dass allen Freiwilligen kommuniziert wird. Dazu gehört die Definition einer Stelle, an die Beschwerden gerichtet werden können und diese dann bearbeitet. Es kann hilfreich sein die eingehenden Beschwerden zu protokollieren, dadurch können die Beschwerden bzw. deren Lösung später kontrolliert werden (vgl. Reifenhäuser/Reifenhäuser 2013: 55):

  • Wer hat sich beschwert?
  • Wer hat die Beschwerde entgegengenommen?
  • Was ist der Grund für die Beschwerde?
  • Wie wird die Dringlichkeit eingeschätzt?
  • Wer hat die Beschwerde bearbeitet?
  • Welche Sofortmassnahmen wurden getroffen?
  • Welche nachfolgenden Schritte wurden zur Bearbeitung eingeleitet?
  • War der/die BeschwerdeführerIn mit der angebotenen Lösung zufrieden?

Qualitätsstandards und Evaluation

Um die Qualität des Freiwilligenmanagements und der Freiwilligenkoordination regelmässig kontrollieren zu können, sollten Qualitätsstandards definiert und regelmässig überprüft werden. So sollten Freiwilligeneinsätze in geeigneter Form mit den Freiwilligen zusammen evaluiert werden. Dies trägt dazu bei, dass die Rahmenbedingungen für den Einsatz attraktiv sind und den Erwartungen und Bedürfnissen der Freiwilligen entsprechen. Mehr dazu unter Qualitätssicherung und Evaluation.