Umsetzung
Die Kommunikation spielt in der Freiwilligenarbeit eine wichtige Rolle. Mit einer gezielten internen Kommunikation kann das Gemeinschaftsgefühl und die Verbundenheit mit der Organisation gefördert werden. Mit einer gelungenen externen Kommunikation kann die Organisation in ein positives Licht gerückt werden.
Ein guter Informationsfluss zwischen Organisation und den Freiwilligen wirkt sich positiv auf die Verbundenheit der Freiwilligen mit der der Organisation aus (vgl. Van Schie/Güntert/Wehner 2015: 135, 136). Daneben gibt es noch weitere interne Zielgruppen, mit denen die Kommunikation gepflegt werden sollte (vgl. Reifenhäuser/Reifenhäuser 2013: 89):
Es ist sinnvoll die Zielgruppen regelmässig über organisationsinterne Themen zu informieren. Die Interessen der Zielgruppen sind unterschiedlich. Die Freiwilligen interessieren sich in erster Linie für alles, was mit ihrem Freiwilligeneinsatz zu tun hat bzw. Auswirkungen auf diesen hat, bsp. Weiterbildungen, Austauschtreffen, Zahlen und Fakten zum Einsatzgebiet, strukturelle oder finanzielle Veränderungen. Daneben kann es für Freiwillige auch spannend sein weitere Informationen zu erhalten, die die gesamte Organisation betreffen, bsp. strategische Überlegungen, Führungswechsel, Jubiläen, geplante Kampagnen und Events, Statutenänderungen.
Am besten halten Sie für Ihre Organisation fest, wo die Interessen der unterschiedlichen Zielgruppen liegen und welche Informationen in welchen Zeitabständen und durch welche Kanäle intern kommuniziert werden sollen. Dabei sollte zielgruppengerecht kommuniziert werden. Junge Freiwillige fühlen sich womöglich eher angesprochen, wenn sie Informationen via E-Mail, Whatsapp oder Social Media erhalten. Hingegen schätzen ältere Freiwillige vielleicht eine gedruckte Version per Post.
Um herauszufinden, wie Sie mit den Zielgruppen am besten kommunizieren, bietet sich eine Umfrage bei Freiwilligen, Mitglieder etc. an. Dadurch ergeben sich mit wenig Aufwand nützliche Rückmeldungen, die Sie bei der internen Kommunikation beachten können.
Wer attraktive Einsatzmöglichkeiten und gute Rahmenbedingungen für Freiwillige anzubieten hat, sollte dies auch der Öffentlichkeit kommunizieren. Ziel der externen Kommunikation über Freiwilligenarbeit ist die Erarbeitung und Verbreitung eines positiven Bildes der Organisation und die langfristige Verankerung dieses Bildes bei bestimmten Zielgruppen. Dies ist eine gute Grundlage für eine nachhaltige Sicherung der Engagementbereitschaft in der Öffentlichkeit. Eine gelungene externe Kommunikation hat daneben natürlich noch weitere positive Auswirkungen. Sie ist hilfreich bei der Suche nach Kooperations- und Netzwerkpartner oder kann neue Spender und Spenderinnen generieren. Mögliche Zielgruppen der externen Kommunikation sind (vgl. Reifenhäuser/Reifenhäuser 2013: 89):
Wichtig ist in jedem Fall zu wissen welche Zielgruppen angesprochen werden sollen und was die Kernbotschaften sind. Hier einige Instrumente dazu (vgl. Reifenhäuser/Reifenhäuser 2013: 90):
In vielen grösseren Organisationen übernimmt die Kommunikations- oder Marketingabteilung die externe Kommunikation. Eine gute Zusammenarbeit mit den bezahlten Mitarbeitenden oder Freiwilligen, die für Freiwilligenmanagement oder Freiwilligenkoordination zuständig sind, ist dabei sehr wichtig. Letztere kennen die Situation in der Freiwilligenarbeit und haben wertvolle fachliche Inputs, die in der externen Kommunikation verwertet werden können.
Ein weiteres Ziel der externen Kommunikation ist es, die Freiwilligenarbeit auszuweisen. Dafür gibt es unterschiedliche Mittel. Ziel ist es gegen aussen über die Leistungen der Freiwilligen zu informieren.
Am besten stellen Sie auf Ihrer Webseite oder in weiteren Unterlagen (bsp. Jahresberichten) zu Ihrer Organisation einige Fakten über das grosse Engagement der Freiwilligen vor. Dies können Zahlen zur Freiwilligenarbeit sein, wie Anzahl Freiwillige, Stunden, gefahrene Kilometer, durchgeführte Kurse usw.; aber auch weitere Fakten, wie Einsatzgebiete, Leistungen, Profit für Begünstigte usw. Zeigen Sie, dass viele Dienstleistungen ohne die Freiwilligen nicht angeboten werden könnten.
Ausserdem können Sie bei grösseren Anlässen oder Projekten Medienmitteilungen verfassen, um die Arbeit der Freiwilligen ins Rampenlicht zu rücken.
Eine weitere Möglichkeit ist die Monetarisierung der Freiwilligenarbeit. Sie können vorrechnen, wie viel es kosten würde, wenn die freiwillig geleisteten Stunden bezahlt werden müssten. Dafür empfiehlt die Geschäftsstelle SRK 30 CHF als Stundenansatz.