Abschluss des Engagements

Evaluation

Die Freiwilligenarbeit bzw. die Tätigkeit der Freiwilligen sollte ausgewertet werden. Evaluationen können in regelmässigen Abständen während des Engagements eines oder einer Freiwilligen stattfinden, sollten aber spätestens beim Abschluss des Engagements erfolgen. Ziel ist es Stärken und Schwächen der Freiwilligenarbeit zu erkennen und sie längerfristig zu verbessern.

Perspektive der Freiwilligen nutzen

Während ihrer freiwilligen Tätigkeit machen Freiwillige viele unterschiedliche Erfahrungen. Jeder und jede Freiwillige kann über positive Situationen berichten, aber auch über negative, weniger erfreuliche. Durch die besondere Perspektive als Freiwilliger oder Freiwillige, kann man Dinge wahrnehmen, die bsp. bezahlte Mitarbeitende nicht mehr bewusst wahrnehmen. Dieser Betriebsblindheit kann man mit regelmässiger Evaluation entgegenwirken.
Es geht darum Einblick zu erhalten, ob sich die Freiwilligen wohlfühlen, was sie an ihrem Engagement schätzen, was sie als Herausforderung erleben und wo genau Verbesserungspotenzial liegt – sei es bei der Organisation oder sich selbst (vgl. DRK 2013: 95). Somit dient die Evaluation auch der Qualitätssicherung. Mehr zum Thema Qualitätssicherung.
 

Zeitpunkt und Form der Evaluation

Am besten ist es, in regelmässigen Abständen mit jedem und jeder Freiwilligen eine Evaluation durchzuführen, zum Beispiel einmal im Jahr. Bei kurzen Freiwilligeneinsätzen sollte spätestens im Abschiedsgespräch eine Evaluation durchgeführt werden. Die Evaluation sollte dabei jeweils angekündigt werden. 
Es gibt unzählige Formen, wie Freiwilligeneinsätze evaluiert bzw. Rückmeldungen eingeholt werden können, zum Beispiel (vgl. DRK 2013: 95):

  • Rückfragen «im Vorbeigehen»
  • Strukturierte Feedback- oder Evaluationsgespräche
  • Jährlicher Umfragebogen
  • Mitarbeitendenbefragung
  • Evaluations-Traktandum während Teamsitzungen 
  • Postkasten für Rückmeldungen
  • Qualitäts-Workshop zur Erhebung der Zufriedenheit

Wie genau eine Evaluation gestaltet wird, hängt davon ab, was Sie herausfinden möchten bzw. was Ihre Ziele sind. Soll die Evaluation ganz offen gestaltet werden oder möchten Sie einmal genau prüfen, was die Freiwilligen von einem spezifischen Thema halten?
 

Evaluationsgespräch

Eine mögliche Form der Evaluation ist das Evaluationsgespräch. Dieses kann zum Beispiel ins Abschiedsgespräch integriert werden. Ziel des Evaluationsgesprächs ist es, über die bisherige Arbeit des oder der Freiwilligen sowie der Organisation zu sprechen und die Anliegen beider im Blick zu haben. 
Das Gespräch sollte in einer ruhigen Umgebung stattfinden. Ein möglicher Ablauf sieht folgendermassen aus (vgl. Reifenhäuser/Reifenhäuser 2013: 151):

  • Ice Breaker – «Schön, dass Sie hier sind. Wir haben 1 Stunde Zeit. Kaffee, Tee, Wasser?» o.ä.
  • Fragen stellen zur Tätigkeit – «Was gefällt Ihnen an Ihrer Tätigkeit, was ist eine Herausforderung? Was ist Ihre derzeitige Motivation?» usw.
  • Gegenseitiges Feedback – «Gerne möchte ich Ihnen kurz erzählen wie ich Sie und Ihre Tätigkeit wahrnehme bzw. möchte von Ihnen ein Feedback zu…»
  • Abschluss – «Vielen Dank für die wertvollen Rückmeldungen, wir werden damit…»

Studien zeigen, dass die Rückmeldung durch andere die Motivation, Zufriedenheit und die Leistung von Freiwilligen steigern (vgl. Neufeind/Wehner o.J.: 8). Die Rückmeldungen, die Sie während der Evaluation geben, können also sehr motivierend wirken und dienen der Anerkennung des oder der Freiwilligen. Achten Sie deshalb darauf, dass das Verhältnis zwischen positiven und allfällig negativen Rückmeldungen ausgeglichen ist. Am besten beginnen Sie Ihre Rückmeldung mit positiven Aspekten, kommen dann auf konstruktive Weise auf die negativen Aspekte zu sprechen und beenden das Gespräch erneut mit Positivem. Knüpfen Sie Ihre Rückmeldungen an konkrete Situationen und Beispiele, betonen Sie, dass es sich dabei um Ihre Sichtweise handelt und verwenden Sie Ich-Botschaften.
Das Feedback von Seiten des oder der Freiwilligen sollte eine ähnliche Länge haben wie Ihres. Dafür können Sie dem oder der Freiwilligen im Vorfeld mitteilen, dass Sie ein Feedback erwarten und in welchem Umfang. Im Gespräch sollten Sie die Rückmeldung des oder der Freiwilligen annehmen und verdanken.
 

Evaluation und dann?

Die Ergebnisse einer Evaluation sollten natürlich verwendet werden, um das Freiwilligenmanagement und die Freiwilligenkoordination laufend zu verbessern. Dafür sind die Ergebnisse zu prüfen bzw. zu bewerten um zu entscheiden ob und wie diese zu einer Verbesserung beitragen können. 
Am besten dokumentieren Sie die Ergebnisse der unterschiedlichen Evaluationsformen an einem zentralen Ort. Dadurch erkennen Sie womöglich Muster in den Ergebnissen, die auf relevante Aspekte hindeuten. Dann lohnt es sich näher hinzuschauen. 
Wichtig ist dabei natürlich auch, die Beteiligten, bei grösser angelegten Evaluationen, über die Ergebnisse zu informieren und sie in darauffolgende Verbesserungsprozesse einzubeziehen.