Beginn des Engagements

Einführung

Eine gute Einarbeitung erleichtert den Start für die Freiwilligen und ermöglicht, dass sie sich schnell in der Organisation und in ihrem Engagement wohl fühlen. Idealerweise werden die Freiwilligen von der Person eingeführt, die für Freiwilligenkoordination zuständig ist.

Grundlegendes zur Einführung

Das Ankommen der Freiwilligen in der Organisation und das Hereinwachsen in die Freiwilligentätigkeit sind sehr wichtig. Schon ganz zu Beginn können die Weichen gestellt werden, um spätere Konflikte vorzubeugen und längerfristiges Engagement zu fördern (vgl. Reifenhäuser/Reifenhäuser 2013: 124).

Klare Ansprechperson

Machen Sie die Freiwilligen mit allen für ihren Einsatz bedeutsamen Personen – andere Freiwillige, Mitarbeitende, Begünstigte – bekannt. Es ist sehr wichtig, dass die Freiwilligen genau wissen wer im Fall von Fragen oder Problemen ihre Ansprechperson ist und sie wissen wie sie diese Person erreichen können. 

Wichtige Informationen

Zeigen Sie Ihnen die Gebäuden und Räumlichkeiten sowie wichtige Einrichtungen (Räume, Arbeitsmaterial, Kopierer etc.), falls diese ihnen zur Verfügung stehen. Führen Sie die Freiwilligen in die offiziellen und inoffiziellen Regeln Ihrer Organisation ein und erklären Sie die Ziele, die Tätigkeiten und die Funktionsweise Ihrer Organisation. Händigen Sie wenn immer möglich schriftliche Unterlagen (Jahresbericht, Leitbilder, Organigramm etc.) aus. Klären Sie die Freiwilligen auch über Kommunikations- und Informationswege auf (Newsletter, Treffen, Versände usw.). Und vergessen Sie nicht nachzufragen wie er oder sie sich fühlt und denkt, zeigen Sie, dass er/sie dazugehört. 

Einarbeitungsplan für Freiwillige

Es ist sinnvoll Einarbeitungspläne für Freiwillige zu erstellen, die einen Überblick der Einführungsaktivitäten und deren Inhalte geben. Diese können je nach Einsatzgebiet der Freiwilligen natürlich variieren. Damit können Sie sicherstellen, dass alle Ihre Freiwilligen richtig eingeführt werden und auf dem gleichen Wissensstand sind. 

Leitlinien Freiwilligenarbeit und Jugendarbeit

Seit 2011 gelten im SRK die Leitlinien Freiwilligenarbeit und Jugendarbeit. Geben Sie diese Ihren Freiwilligen spätestens im Rahmen der Einführung ab. Sie beschreiben die Grundsätze der Freiwilligenarbeit bzw. Jugendarbeit im SRK und enthalten Standards, die die Rechte und Pflichten von Freiwilligen und den Organisationen definieren.
 

Aussensicht nutzen

Machen Sie sich die Aussensicht der neuen Freiwilligen zu Nutze. Die neuen Freiwilligen bringen frische Ideen, eine andere Sichtweise und viel Motivation mit. Achten Sie sich darauf, was ihnen auffällt, welche Fragen sie stellen oder was sie kritisch hinterfragen. Fragen Sie auch mal bei den Freiwilligen nach, wie diese die Organisation vor dem Engagement wahrgenommen haben oder weshalb sie sich entschieden haben, sich bei Ihnen zu engagieren. Daraus können Sie nämlich viel über die Aussensicht auf Ihre Organisation erfahren. Möglicherweise fällt den neuen Freiwilligen etwas auf, was Sie noch nie hinterfragt haben. Verpassen Sie also nicht die wertvollen Impulse, die Sie während der Einführungszeit neuer Freiwilliger erhalten. 

Einführungsveranstaltungen

Teil der Einführung können auch Einführungsveranstaltungen für Gruppen sein. Es bietet sich an Themen, die alle neuen Freiwilligen betreffen, während einer gemeinsamen Veranstaltung zu thematisieren. Dies hat den Vorteil, dass sich die neuen Freiwilligen untereinander kennen lernen können. Ausserdem bietet sich dies in einer Organisation wie dem SRK an, den es gibt einige Themen, die für die gesamte Rotkreuz- und Rothalbmondbewegung wichtig sind und die in Gruppenveranstaltungen gut Platz finden. Wir empfehlen Ihnen, bei einer Einführungsveranstaltung folgende Themen zu berücksichtigen:

  • Allgemeine Einführung ins Rote Kreuz: 7 Rotkreuzgrundsätze, Entstehungsgeschichte, internationale Bewegung, Aktivitäten. Um Ihnen die allgemeine Einführung in das Rote Kreuz zu erleichtern, gibt es Powerpoint-Präsentationen, die Sie individuell anpassen können.
  • Strukturen und Zahlen in Ihrer Organisation: Vorstand, Sekretariat, Entscheidungswege, Anzahl Mitarbeitende und Freiwillige usw.
  • Freiwilligenarbeit bei uns: Rechte und Pflichten, Leitlinien Freiwilligenarbeit oder Jugendarbeit.
  • Spezifisches zu den Freiwilligeneinsätzen (bsp. was muss besonders beachtet werden im Fahrdienst, der Patientenverfügung usw.)

Die Jugendrotkreuze führen für ihre neuen Freiwilligen eine obligatorische Einführungsveranstaltung durch. Als Grundlage dazu dient die Grundschulung zum Roten Kreuz, welche das Jugendrotkreuz Genf ausgearbeitet hat und welches allen interessierten SRK-Organisationen zur Verfügung steht. 
 

Einführung in Vorstände

Personen, die ein ehrenamtliches Vorstandsamt ausüben, sind ebenfalls Freiwillige. Um diese herausfordernde Aufgabe, mit rechtlicher, politischer und sozialer Verantwortung zu meistern, müssen bei der Einführung von neuen Vorstandsmitgliedern einige Dinge beachtet werden. Ein Einarbeitungsplan kann helfen, einfacher und schneller in einem Vorstand anzukommen und Fragen, die sich stellen, zu beantworten (vgl. Reifenhäuser/Reifenhäuser 2013: 127). 
Folgende Fragen können sich zu Beginn eines Ehrenamts stellen und sollten im Verlauf der Einführung unbedingt geklärt werde (vgl. Reifenhäuser/Reifenhäuser 2013: 127-128):

  • Fragen zum Programm der Organisation: Wie sehen das Leitbild und die grundsätzlichen Ziele der Organisation aus? In welchem Verhältnis stehen die gegenwärtigen Aktivitäten zu diesen Zielen? Kann ich die Geschäftsstelle bzw. das Sekretariat besuchen um die Aktivitäten näher kennen zu lernen?
  • Fragen zur Zielgruppe der Organisation: Wem dient die Organisation? Sind die Zielgruppen, Kooperationspartner und Mitarbeitenden zufrieden mit der Organisation?
  • Fragen zur finanziellen Situation der Organisation: Wie finanziert sich die Organisation? Befindet sich die Organisation in einem gesunden finanziellen Zustand? Wie übernimmt der Vorstand die finanzielle Verantwortung?
  • Fragen zur Struktur und Arbeitsweise des Vorstandes: Welche Arbeitsstruktur hat der Vorstand (Informationsaustausch, Zuständigkeiten, Sitzungsrhythmus)? Welche Rollen gibt es im Vorstand? Wer sind die anderen Vorstandsmitglieder? Wie lange dauert eine Amtsperiode? Wie führt der Vorstand die Organisation?
  • Fragen zur Beziehung des Vorstandes zu Mitarbeitenden und Geschäftsleitung: Wie sieht die Aufgabenverteilung zwischen Vorstand und Geschäftsleitung bzw. den Mitarbeitenden aus? Wie arbeiten Vorstandsmitglieder und Mitarbeitende konkret zusammen? Wie ist die Rolle der Geschäftsleitung im Vorstand?
  • Fragen zu individuellen Verantwortlichkeiten: Welche Aufgaben soll ich übernehmen? Welche Aufgaben soll ich explizit nicht übernehmen? Wie und womit kann ich als Vorstandsmitglied zum Erfolg der Organisation beitragen? Was wird von mir erwartet? Wie viel Zeit muss ich für die Vorstandsarbeit investieren (Sitzungen, Mails etc.)? Bietet die Organisation die Möglichkeit zu Weiterbildungen? Welche Formen der Honorierung und Wertschätzung gibt es?

Schrittweise Einführung 

Zu Beginn einer Vorstandstätigkeit gibt es viel Neues für Ehrenamtliche, es lohnt sich die Einführung in die Organisation und die Tätigkeit Schritt für Schritt durchzuführen. Im ersten halben Jahr steht das Kennenlernen der anderen Vorstandsmitglieder und die Einarbeitung in die Tätigkeit an. Im zweiten Halbjahr kann dann die bisherige Arbeit reflektiert werden. 
Zur Einführung in eine Vorstandstätigkeit eignet sich auch das Mentoring. Das heisst, dass ein erfahrenes Vorstandsmitglied als Mentor fungiert und fachliches Wissen und Erfahrungswissen an das neue Vorstandsmitglied weitergibt. Der Mentor oder die Mentorin begleitet das neue Vorstandsmitglied eine gewisse Zeit und kann Anfangsfragen beantworten (Reifenhäuser/Reifenhäuser 2013: 124).